Требования, предъявляемые к архивному хранению документов

Деятельность абсолютно любого юридического лица, будь то небольшая только начинающая свою работу компания или же целая сеть филиалов по всему миру, связана с большим количеством разного рода документов. Сюда в обязательном порядке входят уставные документы предприятия, бухгалтерские отчеты за разный период времени, договора с партнерами, личные дела сотрудников и многие другие бумаги. Большая часть документов подлежит хранению сроком не менее пяти лет, некоторые файлы должны быть сохранены на более длительный период. Руководитель организации обязан соблюдать минимальные требования, предъявляемые к архивному хранению материалов, однако на практике это сделать крайне сложно.

SHEIN Many GEO's

Архивное хранение обычно подразумевает под собой выделение отдельного помещения, в котором будет располагаться вся документация предприятия, которая подлежит передаче в архив. Непосредственно на предприятии теория обычно расходится с практикой. В большинстве случаев работодатель не готов выделить отдельное помещение по разным причинам: небольшая площадь офиса, отсутствие средств на аренду помещения, незнание всей нужной информации. В этой ситуации документы «зависают» в отделах и хранятся в обычном шкафу. Спустя определенный промежуток времени бумаг накапливается такое количество, что специалисты не могут быстро найти нужный файл, соответственно подготовка к плановой проверке кажется катастрофой и отнимает большой промежуток времени, а внезапная проверка представляется стихийным бедствием, которое обычно влечет за собой множество неблагоприятных последствий для руководителя компании.

В другой ситуации владелец предприятия готов предоставить для архива подвальное помещение. Обычно оно не соответствует предъявляемым требованиям по уровню влажности и температуре окружающей среды. В свою очередь, это тоже приводит к неблагоприятным последствиям – некоторые документы могут прийти в негодность, в результате чего часть информации будет безвозвратно утеряна. Кроме того, далеко не каждый работодатель готов нанять сотрудника и выплачивать ему заработную плату только за работу с архивными документами. Обычно на этой должности оказываются совместители или обязанности приписаны другому работнику, соответственно все обязанности выполняются лишь формально, то есть документы не систематизируются в дела, не составляется номенклатура дел, не контролируются своевременно сроки хранения документов. Все это тоже приводит к разного рода нарушениям и последствиям.

Решить всевозможные проблемы с хранением документов и последующей организации работы с ними можно в случае обращения в специализированную фирму.