О предназначении системы 5С, ее основных принципах, методологии и первых удачных результатах внедрения расскажет IamBuilding в серии статей посвященной данной тематике. Все статьи будут касаться проектов проведения 5С на складе, 5С в офисе и 5С на транспорте.
Данная статья является вводной частью в данную систему и позволит в целом ответить на наиболее часто задаваемые вопросы.
Постоянное совершенствование процессов (любых процессов) позволяет компаниям использующим бережливые технологии оставаться лидерами рынка и легче преодолевать различные экономические ситуации которые происходят в стране. Знание и умение применять принципы и подходы бережливых технологий позволяют более гибко перестраиваться под воздействием внешних факторов, таких как требования Клиентов или изменение требований ранка в целом.
Что такое система 5С?
Существует очень разное понимание системы 5С. Некоторые компании понимают 5С как простое наведение порядка: подмести рабочее место, разложить бумаги по папкам, сделать полки, организовать хранение на этих полках, сделать разметку на полу и так далее. Конечно, в 5С это все присутствует. Но это лишь то, что видно со стороны.
Эти видимые изменения очень хорошо воспринимаются, но к настоящему повышению производительности и достижению цели это обычно не имеет отношения.
Необходимо помнить! 5С организовывается для достижения конкретных целей:
- организация эффективного рабочего места;
- устранение действий, не добавляющих ценности и мешающих выполнять работу.
Система 5С также позволяет последовательно выявлять и решать проблемы с качеством и производительностью, она получила название от первых букв пяти русских слов:
- Свои места для всего;
- Содержание в чистоте;
Таким образом, система 5С – один из инструментов базовой стабилизации и направлена она на реализацию принципа «точно вовремя».
– Какие возможности открывает система 5С?
Здесь есть две основные выгоды.
Одна из них – выгода для Компании. Применение принципов 5С на постоянной основе позволяет снизить все имеющиеся издержки и потери при выполнении операций, что в свою очередь увеличивает производительность процесса, снижает количество ошибок которые могут возникать в процессе.
Другая выгода – выгода для сотрудников. Процесс совершенствования по системе 5С позволяет вовлечь сотрудников и привить им культуру труда и бережливого подхода к рабочим процессам, в результате которого сотрудники приобретают новые навыки, знания и опыт эффективного применения 5С. Сотрудники, знающие и умеющие применять принципы и подходы бережливых технологий, способны более гибко перестраиваться под воздействием новых требований рынка и клиентов.
Кроме того, повышение качества и скорости обслуживания должно сказываться на благосостоянии сотрудников в этих процессах.
– Где можно использовать принципы 5С?
Система 5С одинаково эффективна и в офисе, и на складе, и производственном цеху и на транспорте. Все зависит от специфики деятельности организации и приоритетности решаемых задач. В разделе «Бережливые технологии» мы разберем подход к реализации 5С в различных сферах деятельности, но начнем с 5С реализации принципов системы 5С на складе.
Офисные, производственные и транспортные операции конечно, тоже влияют на качество, производительность и, соответственно, на конечную цель которую компании ставят перед собой. Но к офисным процессам мы приступим в следующих статьях.
Примеры потерь в офисе и на складе
Скомплектованные заказы не уезжают на доставку из-за малой суммы заказа
Составление ненужных отчетов
Скомплектованные заказы на самовывоз не забираются своевременно Клиентом
Большое количество документов на отгрузку
Ожидание готовых заказов на складе, до момента доставки
Предоставление информации в большем количестве, чем требует Клиент
Допоставка рекламационного товара
Поездка к Клиенту для переподписания документов
Вытеснение и комиссионирование товаров для проведения комплектации
Доставка товара Клиентам выездными менеджерами
Возврат рекламационного товара
Переоформление рекламационного товара
Ожидание поступления заказов на комплектацию
Ожидание оплаты заказов Клиентами
Ожидание определенного времени для доставки товара Клиентам
Длительное изменение в процессах на системном уровне
Ожидание прохождения всех заказов для формирования реестра доставки
Ожидание ответов от поставщиков по поставкам и подтверждению брака.
Большое количество упаковочной тары
Большие товарные запасы
Много места занимает бракованный товар
Ошибки в прогнозировании
Хранение товара, на который отсутствует спрос (балласт)
Излишние запасы канцтоваров
Замена рекламационного товара
Перепечатка неправильно оформленных документов
Несвоевременное размещение товара на адрес хранения (перепланировка)
Ошибки при приеме и размещении товара
Ошибки при выписке товара
Дополнительный контроль при комплектации
Создание дополнительных счетов по дефицитному товару
Переработка бракованного товара
Формирование актов отбраковки
Деление заявки на несколько счетов.
Отбор одного артикула с нескольких мест хранения (перемещения комплектовщика)
Большой объем входящих сообщений и уведомлений на электронную почту
Нерациональное размещение артикулов на места хранения (перемещение комплектовщика)
Поиск и сверка данных в различных системах учета
Дополнительные перемещения водителя штабелера при перемещении паллет с товаром после его приема
Поиск товара при его отсутствии
Не востребованный потенциал сотрудника
Невостребованный потенциал сотрудников
Слабое поступление предложений от сотрудников по улучшению своей работы и работы Компании
Отсутствие системы внутреннего обучения и развития сотрудников
– Как и кем должно контролироваться соблюдение принципов 5С?
Любое начинание должно организовываться и поддерживаться руководством, которое однозначно должно быть вовлечено в процесс, давать импульс к достижению обозначенных целей.
Внедрение системы оценивается по Контрольным листам по каждому этапу 5С. Контрольный лист является документом как для самостоятельного контроля сотрудника, так и для контроля со стороны вышестоящих руководителей.
Если у Вас несколько складов или производственных участков и запуск 5С планируется производить параллельно на всех участках, то обязательно необходимо на высшем уровне сформировать координационную группу по реализации проекта 5С в Компании. У координационной группы должен быть распланирован график аудита каждого из участка, а в случаях если участки на которых производится запуск находится в разных географических частях света, то необходимо организовать возможность видеоконференций. Целью этих совещаний является выявление основных проблем и препятствий в реализации проекта 5С, а также внесение корректирующих мероприятий для более успешного и эффективного внедрения.
! обязательно учтите, что координационная группа должна именно видеть достигнутые результаты, а не просто о них слышать от докладчика. Поэтому в случаях аудита по средствам видеоконференции, необходима возможность трансляции различного материала, фотографии, презентации и т.д.
Мало просто достичь какого-то хорошего уровня 5С. Важно потом поддерживать систему в актуальном состоянии. И конечно, сразу возникает вопрос контроля и аудитов, а также вопрос реагирования на проблемы, которые позволяет выявлять система 5С. В этом смысле система 5С ничем не отличается от других методов управления. Здесь есть несколько важных моментов:
1. Обучение. Сотрудник должен понимать, что он делает и зачем это нужно. Для этого в компании должна быть разработаны методические рекомендации по каждому шагу 5С, в которых описаны принципы, применяемые на каждом из этих этапов, и отдельные ключевые организационные моменты. Дополнительно, рекомендуется использование различной литературы по тематике бережливых технологий.
2. Организация периодического контроля разных уровней. Работник (например, комплектовщик) должен контролировать сам себя, свои процессы, свое поведение. Непосредственный руководитель (например, начальник участка), контролирующий выполнение стандартизированной работы, должен проверить, насколько работник правильно понимает систему 5С и ее методы. При возникновении ситуаций, когда сотрудник не может выполнить стандарт или объективно оценить процесс и выявить проблему, руководитель должен прийти на участок, провести аудит и направить сотрудника на верный путь решения проблемы. Руководитель более высокого уровня (например, заведующий складом или директор) проверяет уже в свою очередь первого руководителя и так далее.
3. Дисциплина. Очевидно, что работники и руководители должны выполнять те обязательства по поддержанию системы, которые они на себя принимают. Воспитывать такую привычку в себе и коллегах следует целенаправленно.
– С какими проблемами наверное придется столкнуться?
В первую очередь следует сказать об организационных проблемах, так как не сразу удастся договориться, кто за что отвечает, и кто курирует проект на том или ином участке или в компании в целом.
В случаях если у Вас большая региональная сеть и запуск производится централизованно и одновременно, то столкнетесь с отсутствием поддержки рабочих групп на складах со стороны руководителей некоторых филиалов.
Так же одна из самых больших ошибок, это когда на каком либо производстве или складе руководитель (Который как мы говорили ранее должен быть основным идеологом системы на его филиале) делегирует ведение проекта по внедрению 5С подчиненным, а ведь это является принципиальной ошибкой в подходе по внедрению системы 5С и не только.
Придется менять стереотипы и видение сотрудников, так как довольно сложно будет объяснить на первом этапе, что является нужными предметами, а что нет. При попытке объяснить, что сортировка касается только конкретной зоны склада, в которой производится работа, сотрудники начинают думать, что если в целом предмет или товар не нужен, то от него нужно избавиться, а избавится жалко, так как в нашей стране «все всегда нужно» или «когда ни будь пригодится». Придется объяснять, что если предмет не нужен, его не обязательно выбрасывать, просто нужно найти для него соответствующее место, исходя из периодичности его использования, а если он ен используется именно в этой зоне, то передать в те зоны, где оно используется или может использоваться.
Так же большую проблему вносит отсутствие в компании программных продуктов, которые способствовали бы общению сотрудников участвующих в проекте с целью обмена опытом, так как зачастую информация о проблеме, выявленной на одном подразделении, и пример ее решения не доходила до другого подразделения. Следовательно, сотрудникам разных подразделений придется наступать на одни и те же грабли и искать пути решения самостоятельно.
– Каких результатов удастся добиться в первую очередь и быстро?
При правильном подходе, по окончанию первого и второго шага системы 5С уже увидите вовлеченность сотрудников и осознание необходимости преобразований. Если раньше сотрудники не задавались вопросом, почему какой-либо товар находится на хранении в той или иной зоне склада, и осуществляли свою работу, не задумываясь о трудоемкости, то после 2-х шагов сотрудники, участвовавшие в проекте, понимают почему, в каком количестве и как должен храниться товар, выявляют различного рода ошибки в процессах и самостоятельно инициируют работу по совершенствованию процессов, что в свою очередь снизит их трудоемкость в производственном процессе и возникновение возможных ошибок.
Первые несколько шагов очень сильно вовлекают и заинтересовывают сотрудников, и именно в этом заинтересованном состоянии необходимо держать сотрудников на всем этапе проведения проекта 5С, а после проведения необходимо позаботиться. Что бы полученные знания и навыки не забылись и вошли в привычку. Собственно, в следующих статьях мы детально и разберем каждый шаг в отдельности.
Источник:http://iambuilding.ru/stati/kaizen/sistema-5s-osnova-povysheniya-proizvoditelnosti/