Секретарь – главный помощник руководителя и фактически лицо компании.
Этот сотрудник – весьма значимая фигура в организации, который владеет практически всей информацией о ней и выполняет множество функций.
Универсальной методики успешного прохождения собеседования на должность секретаря не существует, поскольку в каждой компании существуют специфические требования.
Ответы угадай слово— игра из социальных сетей ВКонтакте и Одноклассники.
Но некоторые общие правила и рекомендации на тему, как пройти собеседование на секретаря есть. В этой статье мы поговорим о том, что говорить на собеседование на должность секретаря.
Профессиональные качества
Секретарь – своеобразный координационный центр каждой организации. 
Существует заблуждение, что с функциями секретаря вполне справится любой грамотный человек.
Однако это не так, и кандидат на должность секретаря должен обладать рядом профессиональных качеств для выполнения всех функций.
Основные функции секретаря
В обязанности секретаря руководителя любой организации входят следующие задачи:
- приём и отправка корреспонденции;
- ведение делопроизводства (создание и приём документов, обработка материалов, необходимых для работы организации и лично руководителя и т.д.);
- организация встреч и переговоров руководителя, получение информацию для руководителя и отправление его резолюций сотрудникам;
- проведение подготовки к заседаниям и совещаниям и организация их проведения;
- создание необходимых условий для работы руководителя в его рабочем кабинете;
- контакты с посетителями и клиентами организации лично и путём телефонных переговоров;
- введение необходимой информации в банк данных и распечатывание необходимых руководителю или другим сотрудникам сведений из него.
Исходя из данных функций, секретарь должен знать:
- основы современного делопроизводства и архивного дела;
- основы трудового законодательства и административного права;
- правила делового общения и составления деловых бумаг;
- правила организации труда руководителя.
Личностные характеристики
Организованность, доброжелательность, стрессоустойчивость – вот основные черты, которыми в обязательном порядке должен обладать секретарь.
С секретарём встречается каждый посетитель компании, и контактируют в связи со своими служебными обязанностями все её сотрудники. Спокойно и с неизменной улыбкой должен общаться секретарь со всеми, несмотря на своё настроение и собственное самочувствие.
Секретарь должен обладать организаторскими умениями и навыками, способностью самоорганизации.
Рассматриваем резюме секретаря
Вопросы на собеседовании для секретаря — это очень важно, однако начинается все с рассмотрения резюме кандидата.
Главная цель любого резюме – представление профессиональных навыков и личностных качеств, требуемых для определённой должности.
Правильно составленное резюме — это самореклама, призванная заинтересовать работодателя.
Оформить его нужно таким образом, чтобы с вами хотелось встретиться и поговорить.
Составлять резюме стоит в расчёте на конкретного работодателя. Нельзя использовать один и тот же, универсальный текст резюме на должность секретаря для обращения во все организации сразу.
Перед составлением резюме изучите требования конкретной вакансии, и составляйте текст, ориентируясь именно на них. Если в объявлении есть особые пожелания, не забудьте отметить своё соответствие именно им
Образование, опыт и навыки работы – вот главные позиции, на которые обращают внимание при отборе кандидатов в секретари, поэтому именно их нужно представить в наиболее выгодном свете. Указать нужно, что кандидат на должность секретаря пунктуален, исполнителен, коммуникабелен, стрессоустойчив.
Одним из требований резюме является предоставление фотографии. Не нужно помещать в него фото, где вы отдыхаете на море, веселитесь в клубе или нюхаете цветочки на даче. Ваша задача – показать, что вы деловой человек, поэтому представьте фото в деловой обстановке, на котором чётко видно лицо и умный взгляд.
Оформление резюме – особый вопрос. Желание раскрасить листочек всеми цветами радуги и вензелями различных диковинных шрифтов приводит к тому, что потенциальный руководитель даже не читает текст. Резюме – документ и оформлять его нужно единым, строгим шрифтом одного цвета, выделяя наиболее важные моменты жирным курсивом. Каждый блок должен быть чётко структурирован и отделён от других подзаголовком.
Подготовка к собеседованию
Каждая конкретная организация имеет свою специфику работы, поэтому нужно перед беседой выяснить как можно больше о ней и сфере, в которой проходит её деятельность. 
Сразу получив приглашение на беседу, зайдите на сайт компании и внимательно изучите всё об организации.
Оценив деятельность, можно предположить, какие именно навыки понадобятся секретарю.
В рассказе о себе нужно будет заострить внимание именно на них.
Просмотрите наиболее часто встречающиеся вопросы и продумайте примерные ответы на них. Запомните имя собеседника и потренируйтесь в его произношении.
Как успешно пройти?
На собеседование необходимо явиться без опозданий, в костюме делового стиля нейтральных оттенков, с аккуратной причёской. Желательно, чтобы волосы были собраны. Особенно важно прийти вовремя, поскольку опоздания в работе секретаря не допустимы.
Если прибыли заранее, не нужно входить в офис и заявлять об этом. Войти в кабинет вы должны не ранее чем за 10-15 минут.
На собеседовании соискатель на место секретаря должен в первую очередь продемонстрировать внимательность, коммуникабельность, способность быстро принимать решения и быстро отвечать на вопросы на собеседовании на секретаря.
Секретарша на собеседовании должна владеть грамотной речью, без слов-паразитов и сленга. Фразы должны быть чётко выстроены.
Если какие-то моменты вам не понятны, не стесняйтесь спрашивать и уточнять. Желание выполнить работу правильно ценится руководителями. Но не переспрашивайте слишком часто, иначе собеседник сделает вывод, что вы недостаточно внимательны. Вы должны построить беседу, а не превратить собеседование в допрос, дожидаясь, пока вас спросят ещё о чём-нибудь.
Попросите белее подробно описать ваши должностные обязанности на новом месте работы. Начать можно с фразы: «На предыдущем месте работы мои обязанности в основном заключались…».
Правила ведения беседы
А теперь подробнее по вопросу: собеседование секретаря, вопросы и ответы.
В начале собеседования традиционно просят рассказать о себе, поэтому монолог лучше продумать заранее.
Расскажите о своём образовании и начале карьеры, но не долго.
Особое внимание нужно уделить описанию профессиональных качеств, рассказать об опыте работы, делая акцент на способности организовать работу и этим добиться результата.
Во время описания работы меньше употребляйте фраз «я сделала», «я организовала». Лучше говорить «наша компания», «отдел под моим руководством», «мною организована работа по…».
При рассказе о себе не говорите о материальных трудностях, проблемах со здоровьем. Нельзя поднимать религиозные и политические темы. Не давайте никому и ничему отрицательных оценок. От вас должны исходить только положительные эмоции и доброжелательность ко всему, что вас окружает.
Ведите себя непринуждённо, не опускайте глаза в стол. Но не допускайте высокомерия – это прямой путь к провалу. Попытки представить себя идеальным работником ни к чему хорошему не приводят.
Лучше создать впечатление о себе, как и личности, стремящейся к развитию. Начальство не любит, когда кто-то считает себя умнее его.
Ваша задача – произвести впечатление образованного, уверенного в себе человека, но без проявления высокомерия, готового стать помощником руководителя в организации работы его компании.
Вопрос о предыдущем месте работы и сложившихся с бывшим руководителем отношениях возникнет обязательно, особенно, если вы и ранее работали по профессии. Даже если вы покинули предыдущее место из-за не сложившихся отношений, говорить об этом нельзя. Назовите какую-то нейтральную причину: месторасположение от дома, смена руководства.
Продумыванию мотивации желания работать именно в этой компании стоит уделить особое внимание. К ответу подготовьтесь заранее, узнайте как можно больше о сфере деятельности организации, подумайте, какие её плюсы нужно назвать в качестве привлекательных.
На вопрос, что вы ждёте от работы в компании, скажите, что хотите повысить свой профессиональный уровень, приобрести навыки организации работы коллектива.
Дайте понять собеседнику, что вы легко учитесь и способны быстро приобретать необходимые навыки работы, даже если чего-то пока не умеете. Но такой ход неприемлем при наличии требований владения иностранным языком.
Выучить язык быстро нельзя, поэтому не стоит идти на собеседование в ту компанию, где знание иностранного является основным требованием. «Английский со словарем», который часто указывается в резюме, это не владение языком. Эта вакансия не для вас.
Стандартные вопросы
Вопросы на собеседовании на должность секретаря могут быть примерно в таком ключе:
Ваши планы на ближайшие 5 лет. 
Отвечайте обтекаемо, например, хотелось бы продвинуться по служебной лестнице, занять более серьёзную, ответственную должность.
Никогда не говорите, что хотите открыть своё дело, даже если это в ваших ближайших планах.
Самые важные для вас моменты в работе. Назовите социальные гарантии, благожелательную атмосферу в работе, хорошая организация рабочего места.
Лучший с вашей точки зрения коллектив. Следует ответить, что вы хотели бы работать в команде единомышленников, способных на взаимовыручку, успешной команде настоящих профессионалов.
Ваши недостатки. Не начинайте критиковать себя. Постарайтесь заранее продумать, какие мелкие недостатки могут быть компенсированы положительными качествами, и назовите именно их.
Можно найти такой недостаток, который скорее будет расценен как достоинство. Например, я не могу отказать в помощи коллегам, даже если приходится жертвовать собственными интересами или подолгу задерживаться на рабочем месте.
Ваши неудачи и успехи в работе. Не стоит говорить, что никогда не было промашек в работе, это сразу будет расценено, как обман. Расскажите о каких-нибудь ошибках и о том, чему вы в этой ситуации научились. Рассказывая об успехах, постарайтесь сказать, что успешно справились с задачей, благодаря руководителю и коллективу.
Почему мы должны взять на работу именно вас? Акцентируйте внимание на умении работать быстро и качественно, умении организовать работу руководителя, способности сглаживать конфликты и налаживать контакты с партнёрами организации.
Вас обязательно спросят о возможности переработок и вашем отношении к ним. Начните с ответа, что «впрочем, вы готовы», но при этом поинтересуйтесь, как часто это может случаться. Не стоит сразу кивать согласно головой и говорить, что вы согласны работать день и ночь за ту же зарплату.
С целью демонстрации кругозора, могут спросить о прочитанной книге, любимом фильме или занятиях в свободное время. Хорошо, если вы назовёте одну профессиональную и одну художественную книгу, серьёзный, заставляющий думать фильм.
В плане увлечений беспроигрышным вариантом является активный отдых или занятия спортом. Не говорите, что посещаете ночные клубы, это может не понравиться работодателю.
На вопрос о том, какие у вас есть мечты, не говорите, что их нет, и вы всего достигли в жизни. Назовите что-нибудь экзотическое: побывать во всех столицах, поплавать с аквалангом, прыгнуть с парашютом, совершить восхождение на гору и т.д.
Тесты и задания
Секретарь обязан в совершенстве владеть всеми видами оргтехники, поэтому вам предложат выполнить какую-либо работу: распечатать документы, отправить факс, сделать копии бумаг, отсканировать что-либо.
Скорее всего, вас попросят напечатать какой-нибудь текст на компьютере, чтобы проверить скорость выполнения.
Как вариант, могут попросить внести данные в базу, с использованием различных офисных программ.
Заранее потренируйтесь, чтобы не возникло затруднений.
Тестовые задания для секретаря могут представлять собор выбор поведения в различных ситуациях, возникающих при контакте с посетителями, партнёрами организации или её руководителем. Существуют тесты для секретаря на собеседовании, определяющие уровень различных профессиональных знаний и умений. Вариантов тестов для секретарей в сети множество, просмотрите их и сделайте для себя выводы. Подробнее с разнообразными тестами, применяемыми на собеседованиях можно здесь и здесь.
Предусмотреть все вопросы, задачи и задания на собеседовании для секретаря практически невозможно. Вас могут спросить о чём угодно, даже с целью вывести вас из себя, провести так называемое стрессовое интервью.
В любом случае ведите себя достойно, не срывайтесь на крик. Даже провал в собеседовании – не конец жизни и не катастрофа, а определённый жизненный опыт. Если вы будете помнить об этом, спокойствие и уверенность вам гарантированы.
Как видите, пройти собеседование на должность секретаря не так уж и сложно, главное следовать определенным правилам.
+7 (812) 627-13-61 (Санкт-Петербург)
Источник:http://101million.com/personal/sobesedovanie/professii/sekretar.html